7.12. LA IMAGEN TAMBIÉN VENDE (10)

Por José Mompín Poblet

Director General de EIKONA COMUNICACIÓN, S.A.

LAS CONFERENCIAS DE PRENSA. CUÁNDO Y CÓMO ORGANIZARLAS

Sobre la Conferencia de prensa hay mucho que decir. Empezaremos diciendo que únicamente debe convocarse cuando la empresa tenga algo importante que informar a la opinión pública, utilizando a los periodistas y a sus medios de comunicación como portavoces de la misma.

Veamos algunas normas de prácticas:

La preparación

1. La invitación conviene hacerla por escrito, por telegrama o por fax y dirigida a una persona (y no sólo al nombre del periódico o de la sección del mismo). Conviene evitarla ni con demasiada antelación ni demasiado tarde; entre 5 y 10 días antes de la celebración suele ser un tiempo razonable.
2. Dos o tres días antes de la fecha de celebración se puede confirmar la asistencia por teléfono.
3. En la invitación debe expresarse claramente el motivo de la convocatoria, la fecha, la hora, el lugar y las personas que presidirán y hablarán.
4. Elegir una sala suficientemente cómoda, amplia, silenciosa y dotada de todo los elementos que precisemos (mesa presidencial, pizarra, audiovisuales, megafonía, etc.)
5. Acoger a los periodistas con naturalidad e interés y presentarlos, si es posible, a los directivos de la empresa.
6. A medida que llegan los periodistas deben acreditarse y hacerles entrega del correspondiente dossier de prensa. Además del RR.PP. conviene que haya alguna persona auxiliar, como azafatas.
7. Unos días antes, conviene preparar con el orador que presidía la Conferencia de Prensa su intervención: qué queremos decir, cómo decirlo y prever qué preguntas pueden hacernos. Para ello, debemos saber qué medios de comunicación y periodistas van a acudir.
8. En la mesa presidencial debe haber un rótulo con el nombre de cada uno de los oradores e invitados.
9. Si fuere preciso el orador principal (Presidente, Director General) se hará acompañar por técnicos o especialistas en previsión de posibles preguntas de los periodistas.
10. El desarrollo de la idea principal, motivo de la Conferencia de Prensa debería exponerse en no más de 15 minutos, y la duración total del acto no superar la hora y media (a no ser que además haya cóctel y comida).
11. En el capítulo de preguntas el orador debe ser preciso y directo en las respuestas, sin perderse en consideraciones generales. Los periodistas están muy ocupados y no tienen tiempo para divagaciones.
12. Cuando no se quiere responder a una pregunta, es bueno saber sonreír y decir que no. Los periodistas sabrán comprender que no se desea divulgar una información confidencial o comprometida, o bien que no facilita porque todavía no la conoce el Consejo de Administración o los empleados.